Писмо понуде је документ који послодавци шаљу да кандидату објаве понуду за посао. Писма са понудом обично су следећи корак након интервјуа и садрже површне информације о потенцијалном положају, као што су локација компаније и предложена плата.
Писма са састанцима прате писма о понуди након што кандидат потврди да би желео да прихвати посао. Ова писма пружају више детаља о положају како би се помогло новом запосленом да се припреми за посао, а служе и као доказ о уговору о раду између компаније и нове запослене.
Писма са понудом дизајнирана су тако да обавештавају кандидата да је изабран за радно место. Писмо обично садржи основне информације како би кандидат могао одлучити да ли је посао заиста прави за њих. Кандидат који прихвати понуду за посао може својим писмом са понудом одступити од тренутног посла са релативном некажњивошћу - писмо о понуди је одговарајући метод за прекид тренутног уговора о раду..
Писма за састанке пружају више информација него писма са понудама јер се шаљу након што кандидат прихвати позицију у допису о понуди. Писмо за састанке може се користити као доказ о предстојећем запослењу и сматра се формалном копијом уговора на који је кандидат пристао прихватањем понуде за посао.
Писма с понудом дају се након што је кандидат интервјуисао и завршио све прелиминарне процесе попут пружања референци или подвргавања прошлости. Ако је процес запошљавања неформалнији, послодавац може послати писмо с понудом без интервјуа, али то је неуобичајено ако се послодавац и кандидат већ не знају. У овом тренутку процеса запошљавања, запослени још увек може одбити понуду без непоштивања пошто компанија обично неће слати писма о одбацивању док жељени кандидат формално не прихвати позицију..
По дефиницији, писмо за састанак увек долази након писма са понудом. У приватном сектору писмо за именовање обично стиже пре него што запослени почне са радом. Међутим, за државне послове често се не даје писмо о именовању док нови најам не заврши пробни рад код агенције. Ако је то случај, нови најам се не сматра пуним запосленим све док не прими службени уговор у облику писма о састанку, и лако може да се отпусти пре тога. Иако писмо о именовању по себи није обавезујуће као уговор, сматра се непристојним одбити посао у овом тренутку (спречавајући озбиљну сметњу у животној кризи), јер је кандидат већ прихватио функцију, а компанија је вероватно одбила све остале кандидате.
Писмо о понуди треба да садржи довољно детаља да кандидат може угодно прихватити или одбити позицију, али ово писмо не мора да садржи пуно информација. Иако послодавци не би требало да крију све релевантне детаље изостављајући их из писма о понуди, у овој фази кандидат не мора да зна детаље посла. Типично писмо понуде садржи најмање назив радног места и било који ранг (попут нивоа радника ГС), плату, локацију и датум почетка. Ако кандидат треба да испуни више папира пре него што започне са радом - на пример, довршавајући проверу позадине или безбедносну проверу - послодавац би то требало да напомене у понуди..
Писмо за састанке требало би да буде много детаљније од претходног писма са понудом. Ово писмо описује специфичне задатке и задатке од којих се очекује да кандидат обавља, укупно радно време недељно и било какве бенефиције као што су време за одмор и здравствено осигурање. Будући да је писмо о састанку у основи уговор, оно може садржати и услове запослења, начине отказа и све додатне детаље који су специфични за компанију.
Писма с понудом и писма за састанке су оба формална верзија уговора о раду који се пружају током процеса запошљавања. Међутим, њихове сврхе су јединствене.