Подаци су најважније средство било које организације. Стога се мора осигурати да су подаци валидни и употребљиви под сваку цијену. Провјера података и провјера података два су важна процеса осигуравања да подаци посједују ове двије квалитете. Провјера података осигурава да су подаци чисти, тачни и смислени, док провјера података осигурава да су све копије података исте као и оригиналне. Дакле, оба ова процеса осигуравају да организација не изгуби новац због неочекиваних грешака у подацима.
Валидација података бави се осигуравањем да су подаци ваљани (чисти, тачни и корисни). Поступци провјере података користе правила за провјеру података (или провјере рутине) како би се осигурала ваљаност (углавном исправност и смисленост) података. Такође обезбеђује валидност улазних података ради одржавања сигурности система. Ова се правила аутоматски имплементирају кроз рјечнике података. Провјера података може се провести и кроз проглашавање правила интегритета података или поступака који проводе пословна правила (посебно у пословним апликацијама). Ова пословна правила се обично узимају током иницијалне анализе пословних потреба коју су спровели пословни аналитичари. Веома је важно имплементирати пословна правила на почетку процеса, јер погрешно потврђени подаци обично имају негативан утицај на извршење пословног процеса..
Најједноставнији облик провјере ваљаности је провјера улаза да бисте били сигурни да су састављени од знакова из „ваљаног“ скупа. На пример, поступак провере за апликацију телефонског именика треба да потврди унесене телефонске бројеве да би били сигурни да садрже само бројеве, плус / минус симболе и заграде (и ништа друго). Мало напреднији процеси валидације такође могу да провере поље кода земље и да провере да ли су легитимни кодови земаља.
Провјера података је поступак провјере копије података да бисте били сигурни да је тачно једнака оригиналној копији података. Провера података обично је потребна када сте направили сигурносну копију података. Већина модерног софтвера за израду резервних копија има уграђену функцију верификације. Чак и софтвер за нарезивање диска омогућава вам да проверите верификацију на крају процеса нарезивања. Ако су подаци на снимљеном диску проверени, онда сте добро. Али ако не, морате да избаците тај диск и поново га нарежете. Провјера података је врло важан процес јер омогућује да се осјећате сигурно јер ћете бити сигурни да заправо можете користити сигурносне копије података у случају да се оригинални подаци изгубе или оштете. Софтвер за верификацију обично осигурава да је копија читљива, као и да је садржај тачно усклађен са оригиналним садржајем. Дакле, потребно је више времена него једноставна израда резервних копија, али вреди труда. Али обично велика предузећа извршавају аутоматско копирање ноћу, тако да продужење времена због процеса верификације није озбиљан проблем.
Провера података обично се врши на оригиналној копији или на улазима у систем, док се провера података врши на копији (или резервним копијама) података. Провера ваљаности улаза веома је брза у поређењу са дуготрајним процесима верификације који се дешавају након израде резервне копије. Валидација се може користити за заштиту података од грешака које су направили корисници, док се верификација може користити за заштиту података од проблема који настају због грешака у систему.